Avis Teamwork 2024 : Le meilleur outil de gestion de projet pour travailler avec les clients ?

Les clients ne savent généralement pas combien de personnes sont impliquées dans le développement d'un projet, combien de réunions sont organisées et combien d'ébauches sont réalisées. Souvent, ils ne voient que le produit final. Or, il est indispensable que quelqu'un garde toujours un œil sur ces éléments. Et c'est là qu'intervient Teamwork.com.

Teamwork.com est un outil de gestion de projet spécialement conçu pour les entreprises, les agences et les équipes qui gèrent des projets clients. Nous vous dévoilons les fonctionnalités du logiciel et comment il se compare aux autres solutions.

Teamwork.com est un outil de gestion de projet irlandais. La solution est née, comme beaucoup d'autres logiciels dans ce domaine, d'un besoin personnel : les fondateurs de l'entreprise et anciens camarades d'études Peter Coppinger et Dan Mackey avaient besoin, pour leur agence de sites web en pleine croissance, d'un logiciel qui leur permette de garder un œil efficace sur leurs projets.

N'étant pas satisfaits des solutions disponibles sur le marché, ils ont tout simplement programmé eux-mêmes une plateforme. Ils étaient tellement convaincus du résultat qu'ils ne voulaient pas en priver les autres utilisateurs. En 2007, Teamwork Projects a été lancé sur le marché – et a réussi à convaincre quelques clients de renom. Le jour où Disney a fait appel aux services de l'entreprise pour obtenir une offre sur mesure, Teamwork.com est devenu un acteur mondial.

Les premiers pas sont rapides sur Teamwork.com. Vous devez d'abord répondre à quelques questions sur votre entreprise et votre rôle.

Au cours de l'inscription, vous pouvez également sélectionner quelques fonctions particulièrement importantes pour vous et votre équipe et créer un premier projet. Vous aurez également la possibilité d'inviter les membres de votre équipe.

Lors de la première connexion, vous serez directement redirigé vers une page de bienvenue, où vous serez accueilli par une vidéo « Quick Start » qui présente brièvement le fonctionnement général et les principales fonctionnalités de Teamwork.com. Sous « Education », vous trouverez des liens vers des articles d'aide et la base de connaissances, ainsi que des webinaires à la demande.

Vous pourrez toujours consulter cette page de bienvenue par la suite, car elle est épinglée à gauche dans le menu de navigation.

Au premier coup d'œil, il se passe pas mal de choses dans le tableau de bord Teamwork. Commencez donc par vous familiariser avec la structure et les éléments de commande de la plateforme – les domaines et les fonctions y sont divisés de manière logique.

A gauche, vous trouverez le menu de navigation principal. C'est ici que vous accédez aux différentes fonctions et fonctionnalités de Teamwork.com. Le bouton « Ajouter rapidement » vous permet d'effectuer certaines actions sans détour – par exemple, créer une nouvelle tâche ou suivre le temps d'un projet.

Vous pouvez décider vous-même quelles entrées doivent être épinglées dans le menu de navigation et affichées en permanence. Pour ce faire, cliquez sur le symbole d'épingle qui apparaît lorsque vous passez la souris sur un élément du menu.

Les projets sont le cœur de Teamwork.com. Un projet Teamwork contient toutes les tâches, jalons, fichiers et autres informations liés à un projet ou une initiative spécifique.

Les projets sont intégrés dans le tableau de bord Teamwork dans plusieurs domaines : Vous les trouverez listés dans la page d'accueil sous « Mes projets » ou dans le menu de navigation sous « Projets ».

Pour créer un nouveau projet, cliquez sur le bouton « Ajouter un projet » dans l'une de ces zones ou choisissez l'action correspondante dans le menu « Ajout rapide ».

Vous pouvez créer des projets manuellement ou à partir d'un modèle. Le choix de modèles est vaste et divisé en différentes catégories (par exemple marketing, informatique, gestion de projet). Il existe entre autres des modèles pour la planification de campagnes publicitaires, le calendrier éditorial ou le développement agile de logiciels.

En outre, vous pouvez attribuer un budget à chaque projet et choisir si les heures utilisées pour celui-ci sont facturables ou non.

Chacun de vos projets se compose de différentes tâches. Chaque tâche doit faire partie d'une liste de tâches. Les listes de tâches vous permettent donc de diviser vos projets en grandes sections/domaines, tandis que les tâches représentent les étapes de travail proprement dites.

Pour en savoir plus sur les tâches et la manière dont elles vous permettent d'organiser vos projets, consultez le chapitre suivant.

Séquences, délais, jalons, responsabilités : La plupart des projets ont de nombreuses dimensions et les mêmes aspects ne sont pas importants pour tous les participants. C'est pourquoi Teamwork.com propose plusieurs vues qui vous permettent d'éclairer vos projets sous diverses perspectives et sur la base de différentes méthodes de gestion de projet.

Les vues suivantes sont couvertes :

Teamwork.com a donc pensé à la plupart des vues importantes. Il ne manque que quelques vues plus spécifiques, dont une vue Carte avec un contenu géographique, comme chez ClickUp ou monday.com, ou une vue Galerie comme chez Notion et Airtable.

Vous trouverez ici une comparaison des vues de Teamwork.com :

Teamwork.com propose également une application pour smartphone qui vous permet de gérer vos projets en déplacement. Comme l'application web est assez complexe, Teamwork.com a décidé de simplifier considérablement la version mobile.

Cela fonctionne plutôt bien : vous pouvez voir et modifier vos projets dans différentes vues et garder un œil sur les rendez-vous à venir dans une vue Calendrier. Dans la zone « My Work », vous trouverez une liste de toutes les tâches à effectuer pour tous les projets.

L'application est donc mieux adaptée pour vérifier rapidement l'état du projet et les tâches qui vous sont assignées. Vous pouvez également créer de nouveaux projets, événements, tâches et plus encore, ce qui est beaucoup plus facile à faire sur un ordinateur de bureau. Certaines fonctionnalités – comme les formulaires ou les chats par exemple – sont complètement absentes. De plus, l'application n'est disponible qu'en anglais.

Teamwork.com n'est certainement pas la plateforme de gestion de projet la plus simple ou la plus facile à comprendre, mais pour la complexité et la diversité des fonctionnalités proposées, le concept d'utilisation est bien réussi.

Il existe quelques raccourcis pratiques qui vous permettent de passer rapidement aux fonctionnalités et actions les plus importantes, et les fonctionnalités affichées dans le menu principal peuvent être adaptées à vos besoins. Les différentes vues sont intégrées de manière logique et permettent de faire des modifications rapides.

Il est dommage que la localisation en allemand ne soit pas encore parfaite, car certaines parties du tableau de bord restent en anglais même lorsque la langue est réglée sur allemand. Quelques autres outils de gestion de projet – telles que Asana ou monday.com – parviennent également à fournir un nombre similaire de fonctionnalités dans une interface encore un peu plus accessible et moins remplie.

Malgré cela, les utilisateurs devraient rapidement se familiariser avec la plateforme après un certain temps d'adaptation et être en mesure de personnaliser entièrement le tableau de bord de Teamwork en fonction de leurs besoins.

Chaque projet Teamwork se compose de plusieurs tâches. Ainsi, chaque tâche représente une activité concrète qui doit être accomplie au cours du projet.

Comme pour les projets, il existe plusieurs façons d'ajouter une nouvelle tâche. Vous pouvez utiliser le bouton d'action rapide, où vous devez assigner la tâche à un projet et à une liste de projet, ou créer la tâche directement à l'endroit approprié dans l'une des vues à l'intérieur d'un projet.

Les tâches peuvent être attribuées à un ou plusieurs membres de l'équipe et être planifiées chronologiquement. Cependant, vous pouvez également laisser ces champs vides, de sorte que n'importe qui puisse terminer une tâche à tout moment.

ll existe également différentes façons de modifier les tâches. Lorsque vous cliquez sur une tâche, un menu détaillé s'ouvre où vous pouvez modifier les différentes attributs de la tâche.

Vous pouvez par exemple :

Et bien plus encore. Les possibilités disponibles et prêtes à l'emploi sont très polyvalentes.

Vous pouvez bien sûr également ajouter manuellement des champs qui ne sont pas affichés par défaut. Pour ce faire, passez en mode tableur et ajustez les attributs des tâches en ajoutant de nouvelles colonnes et en les remplissant.

Le choix de champs personnalisés est malheureusement assez limité par rapport à d'autres solutions. Les attributs standard tels que les champs de texte, de nombre, de case à cocher ou de date sont couverts, mais il n'y a pas d'options avancées (telles que les formules, les évaluations, les relations, etc.).

D'autres outils de gestion de projet, en particulier Airtable, monday.com, Notion et ClickUp, sont nettement plus polyvalents à cet égard, comme vous pouvez le constater ci-dessous.

Pour les projets complexes impliquant plusieurs parties prenantes, il peut être judicieux de subdiviser les tâches en étapes de travail plus petites et/ou de les mettre en relation les unes avec les autres. Teamwork.com a également pensé à cela et offre plusieurs possibilités de contextualiser et de diviser davantage les tâches.

Vous pouvez par exemple diviser vos projets en sous-tâches. Ces sous-tâches peuvent à leur tour être composées de plusieurs sous-tâches, et ainsi de suite.

Vous pouvez également créer des sous-tâches de différentes manières. La méthode la plus simple consiste à afficher les sous-tâches dans la vue Liste et à cliquer sur « Ajouter une sous-tâche » dans la liste. Vous pouvez également convertir des tâches existantes en sous-tâches par glisser-déposer.

De plus, vous pouvez également mettre en relation vos tâches et sous-tâches les unes avec les autres en utilisant des dépendances. Concrètement, vous pouvez configurer certaines tâches pour qu'elles ne puissent être commencées ou achevées que lorsque certaines autres tâches ont été marquées comme « terminées ».

Avec des jalons, vous pouvez diviser vos projets en plusieurs phases pour mieux les planifier et garder un œil sur les objectifs et événements clés.

Vous pouvez créer des jalons dans la vue dédiée. Chaque jalon a une date d'échéance et un responsable. Vous pouvez également attacher une ou plusieurs listes de tâches aux jalons pour suivre la progression jusqu'à leur achèvement.

Bien entendu, vous pouvez également visualiser les jalons sous différents angles : en plus de la vue Jalons, où vous pouvez voir les jalons à venir listés chronologiquement, ils peuvent également être affichés dans d'autres vues telles que le diagramme ou le diagramme de Gantt.

Dans d'autres outils de gestion de projet tels que ClickUp et Asana, en plus des jalons de projet, il est également possible de définir des objectifs supérieurs, comme des chiffres de vente spécifiques pour un trimestre donné. Il n'y a pas de fonctionnalité intégrée pour cela dans Teamwork.com, mais bien sûr, vous pouvez configurer cette fonctionnalité avec les outils disponibles.

Hormis cela, Teamwork.com a pensé à tout l'essentiel. Vous trouverez ici un aperçu des fonctionnalités avancées de gestion de projet et de tâches de Teamwork.com par rapport à d'autres solutions :

Teamwork.com vous offre de nombreuses possibilités de personnaliser les projets et les tâches, d'examiner les choses sous différents angles, et de créer des flux de travail avec des sous-tâches et des dépendances. Il est dommage que le choix de champs personnalisés soit quelque peu limité par rapport à la concurrence, mais même avec les attributs prédéfinis, il est possible de configurer des tâches de manière polyvalente.

Comme son nom l'indique, Teamwork.com se concentre sur le travail d'équipe. Par rapport à d'autres outils de gestion de projet, les fonctions de collaboration sont donc bien développées.

Pour gérer vos projets ensemble, vous devez d'abord inviter vos collègues à votre compte Teamwork. La gestion des utilisateurs se trouve dans le menu « Personnes ».

Ici, vous pouvez cliquer en haut à droite sur « Inviter des utilisateurs » pour envoyer des invitations aux adresses e-mail de vos contacts. Vous avez également la possibilité d'ajouter d'abord des utilisateurs (ou des contacts) sans les inviter immédiatement. Voici la différence :

En principe, il y a trois types d'utilisateurs chez Teamwork.com :

Outre sa plateforme principale, Teamwork.com offre quelques produits supplémentaires, qui facilitent la collaboration numérique.

Même si vous vous limitez aux fonctionnalités de base de la plateforme principale, les fonctionnalités de collaboration sont assez solides. Bien sûr, vous pouvez attribuer des tâches à des personnes et communiquer entre elles sous forme de commentaires. De plus, chaque projet dispose de quelques onglets pratiques pour l'échange au sein de l'équipe :

Si vous souhaitez échanger et collaborer encore plus directement avec les membres de votre équipe, vous pouvez utiliser d'autres produits de Teamwork. Ils sont intégrés de manière assez transparente dans le tableau de bord Teamwork, mais ils sont facturés en supplément, par utilisateur.

Concrètement, il y a trois solutions :

Les outils de collaboration sont bien intégrés au tableau de bord Teamwork, mais ce sont néanmoins des intégrations payantes – avec la différence qu'ils sont directement proposés par les créateurs de Teamwork.

Voici une comparaison des fonctionnalités de collaboration des 11 outils de gestion de projet que nous avons testés :

Même avec les fonctionnalités de base de Teamwork, une collaboration étroite avec les collègues et les clients est possible. Si vous souscrivez à un ou plusieurs des produits supplémentaires et les intégrez à Teamwork.com, vous pouvez même gérer toute la communication via l'écosystème Teamwork, mais cela signifie donc que vous devrez payer un supplément par utilisateur.

On ne peut certainement pas reprocher à Teamwork.com de manquer de fonctions, car beaucoup d'entre elles n'ont pas encore été mentionnées. Voici quelques-unes des plus importantes :

En utilisant des formulaires, vous pouvez collecter des informations importantes, des retours et d'autres données de la part des employés et des utilisateurs externes.

Les formulaires sont attribués à des projets. Pour créer un nouveau formulaire, il vous suffit d'ouvrir la vue des formulaires à l'intérieur d'un projet et de cliquer sur « Ajouter un formulaire ».

Chaque formulaire peut être personnalisé avec différentes questions que vous pouvez faire glisser et déposer dans la zone du formulaire. Tous les champs importants – texte, adresses e-mail, choix multiples, pièces jointes, cases à cocher, et plus encore – sont couverts. Vous pouvez également personnaliser l'aspect visuel du formulaire avec un logo et des couleurs d'image et de fond personnalisées.

Vous pouvez marquer chaque champ comme obligatoire et également ajouter une description sous chaque champ de texte ou de sélection. Teamwork.com a donc pensé à tout l'essentiel.

Une fois que vous avez publié le formulaire, vous pouvez l'envoyer via un lien ou l'intégrer dans des sites web. Les réponses remplies sont automatiquement converties en tâches, ce qui vous permet d'analyser les données et de les utiliser ultérieurement.

En parlant d'analyse des données : les fonctionnalités de statistiques et de reporting de Teamwork.com sont également assez développées. Vous pouvez générer une variété de graphiques et de rapports différents, aussi bien pour des projets individuels que transversaux.

Ces fonctionnalités sont également réparties dans toute l'interface de Teamwork. Par exemple, dans l'onglet Tableau de bord d'un projet, où vous pouvez voir les statistiques importantes en un coup d'œil, vous pouvez afficher un rapport de projet dans le menu détaillé en bas à gauche, qui fournit un aperçu de tous les objets et tâches d'un projet.

Il existe cependant de nombreux autres types de rapports que vous pouvez consulter et exporter dans les différentes vues de projet. Par exemple, dans la vue Tableur, vous trouverez dans le menu à trois points un rapport de liste de tâches et une exportation de diagramme de Gantt. Dans l'onglet Temps, vous pouvez exporter les entrées de temps enregistrées avec différents filtres.

Le choix de rapports est vaste et chaque rapport peut être largement personnalisé et adapté.

Avec son accent sur le travail de projet et avec les clients, Teamwork.com est particulièrement bien positionné en ce qui concerne la planification du temps et du budget.

Commençons par le suivi du temps : vous pouvez enregistrer le temps de travail que vous consacrez à chaque tâche d'un projet soit manuellement, soit en cliquant sur le bouton « Play » à l'intérieur d'une tâche pour démarrer un chronomètre. Vous pouvez également accéder au chronomètre via le menu de sélection rapide.

Pour chaque seconde enregistrée, vous pouvez ajouter des balises et une description pour avoir un aperçu précis du temps de travail. Les employés peuvent toujours consulter leurs propres feuilles de temps et vérifier, par exemple, s'ils gèrent efficacement leur temps et travaillent sur les bonnes tâches.

Cependant, le suivi du temps sur Teamwork.com n'existe pas en tant que fonction en soi. Il est intégré à des fonctionnalités de budget et de facturation plus générales. Vous pouvez attribuer des budgets aux projets, soit de manière ponctuelle, soit mensuellement ou trimestriellement, et ensuite suivre tâche par tâche pour voir si vous atteignez vos objectifs financiers.

À la fin, il est même possible de créer des factures directement à partir de la plateforme Teamwork en se basant sur les heures facturables.

Ainsi, Teamwork.com offre bien plus que la plupart des autres outils de gestion de projet, qui se limitent généralement, le cas échéant, au suivi du temps. Si vous recherchez un outil tout-en-un qui couvre également l'aspect financier de vos projets, Teamwork vaut donc le détour.

Vous trouvez que certains workflows sont absents dans les paramètres pré-définis de Teamwork.com ? Il est alors temps de passer à l'automatisation. Vous pouvez accéder à la section d'automatisation dans vos projets en cliquant sur le bouton robot en haut à droite.

Les automatisations suivent toujours le même processus, composé de trois parties :

Avec ces trois éléments, un nombre incalculable de workflows personnalisés peuvent être automatisés. De plus, Teamwork.com a déjà préparé quelques automatisations pour vous, que vous n'avez plus qu'à personnaliser - vous ne commencez donc pas à zéro.

En plus des applications natives de Teamwork, la plateforme offre bien sûr des intégrations et des interfaces avec de nombreux autres logiciels. Vous en trouverez certaines dans la section « Applications et intégrations » de l'administration, tandis que d'autres peuvent être configurées dans votre profil sous l'onglet « Applications ».

Avec près de 90 intégrations, le choix est solide et couvre des services de stockage cloud tels que Dropbox, Google Drive et OneDrive, des outils de suivi du temps comme Harvest, et des logiciels de collaboration comme Slack. De plus, il existe également une intégration Zapier qui vous permet d'intégrer Teamwork.com avec encore plus d'outils.

Voici une comparaison des fonctions avancées de Teamwork.com :

La gamme de fonctionnalités de Teamwork.com est énorme : en plus des fonctionnalités standard de gestion de projet et d'une suite de collaboration étendue, de nombreuses fonctionnalités avancées sont judicieusement intégrées à l'interface.

Le générateur de formulaires permet une collecte de données précise, les rapports personnalisables préparent efficacement les données du projet, les fonctions de suivi du temps et de budget aident à gérer les aspects financiers de vos projets et les workflows automatisés accélèrent votre travail.

En ce qui concerne l'IA, Teamwork.com peut encore s'améliorer : tandis que d'autres plateformes de gestion de projet ont déjà intégré des fonctionnalités d'IA générative, Teamwork.com n'a encore rien à offrir dans ce domaine.

Teamwork.com dispose d'un centre d'aide complet avec de nombreux guides détaillés et articles de support, disponibles uniquement en anglais pour le moment. Les articles sont classés par catégories. Une fonction de recherche est bien sûr également intégrée.

Les articles sont détaillés, écrits dans un langage simple et accompagnés de captures d'écran et d'hyperliens. La navigation pourrait toutefois être améliorée, car il est parfois difficile de trouver rapidement ce que l'on cherche.

En plus de la base de connaissances, Teamwork.com propose également des webinaires réguliers et une académie Teamwork, où les fonctionnalités importantes sont expliquées dans de courtes vidéos.

Vous pouvez contacter directement le support via un ticket d'assistance et via le chat en direct. Dans le chat, il ne fallait généralement que quelques minutes pour parler à quelqu'un. Les délais de réponse par e-mail variaient : parfois cela prenait seulement 30 minutes, parfois 24 heures, jusqu'à ce qu'un message (automatiquement traduit) arrive dans la boîte de réception.

Dans l'ensemble, le contenu du support est solide, bien que ce soit dommage pour les utilisateurs français que les articles ne soient disponibles qu'en anglais.

Teamwork.com propose cinq tarifs : Free, Starter, Deliver, Grow et Scale.

Voici un aperçu des tarifs :

Et comment se comparent les coûts par rapport à d'autres outils de gestion de projet ? Le classement suivant montre une comparaison des prix des logiciels de notre test, dans laquelle nous comparons le prix pour dix utilisateurs dans le tarif le plus avantageux avec un nombre de projets illimité :

Teamwork.com est un outil puissant pour les équipes et les chefs de projet à la recherche d'une plateforme pour gérer le travail orienté client et projet.

La richesse des fonctionnalités, de la simple gestion des tâches à la planification budgétaire et à la facturation, en passant par des formulaires et des rapports polyvalents, fait de Teamwork.com un bon choix pour les agences qui doivent jongler avec des projets complexes impliquant plusieurs membres de l'équipe (et les mener à bien dans le cadre d'un budget donné).

Cependant, Teamwork.com est un peu plus complexe que d'autres outils de gestion de projet, ce qui est problématique si vous n'utilisez pas la plupart des fonctions proposées. Si vous n'avez pas besoin de fonctionnalités telles que les rapports, le suivi du temps et la facturation, ou si vous n'en avez besoin que de manière limitée, et si vous utilisez déjà une autre plateforme de collaboration comme Slack, vous devriez peut-être opter pour un outil moins complet, pour le bien de vos collaborateurs.

Que pensent les clients de Teamwork de la plateforme ? Nous avons consulté les portails d'évaluation et avons retenu les points suivants :

Vous utilisez de toute façon d'autres plateformes pour des fonctions telles que la communication en équipe, le suivi du temps et la facturation et vous préférez avoir plus de flexibilité dans l'organisation des tâches ? Dans ce cas, des solutions comme monday.com, ClickUp ou Wrike méritent un coup d'œil, car elles permettent également de bien gérer les projets des clients.

Vous trouverez d'autres alternatives à Teamwork.com ici :