Meilleur logiciel Kanban 2024 : 11 outils testés

Lorsque notre emploi du temps déborde d'activités, les journées semblent passer à la vitesse de l'éclair. Chaque minute consacrée à la planification et à la coordination, plutôt qu'à l'action directe, réduit d'autant le temps disponible pour les tâches essentielles. Voilà où entre en jeu la méthode Kanban.

Les tableaux Kanban se révèlent être d'excellents alliés pour permettre aux équipes de mieux visualiser et optimiser leurs processus de travail. Ils offrent une représentation visuelle claire des flux de travail, facilitant ainsi la gestion des tâches. Dans cet article, nous vous présenterons brièvement certains des meilleurs logiciels Kanban disponibles pour vous aider dans cette démarche.

Kanban est une méthode de planification et de coordination du travail et des tâches, mettant l'accent sur la visualisation des flux de travail. Initialement développée par Toyota dans les années 1940 pour optimiser la production, elle est désormais largement adoptée dans divers secteurs, notamment dans la gestion de projet agile des entreprises informatiques et de logiciels.

L'essence même de la méthode Kanban réside dans l'organisation et l'optimisation des processus de travail pour les rendre plus fluides et efficaces. Son objectif principal est d'établir un flux de travail continu, sans interruptions ni retards, par exemple, dus à une confusion quant aux responsabilités actuelles des collaborateurs.

Kanban assiste les équipes en fragmentant leur travail en tâches plus gérables et en les rendant visibles à tous les membres de l'équipe. Cela garantit une clarté totale sur ce qui doit être accompli et à quel moment, favorisant ainsi une meilleure coordination et une efficacité accrue.

Au cœur de la méthode Kanban se trouvent les tableaux Kanban, un élément central de visualisation déjà évoqué. Ils représentent de manière visuelle le statut des tâches à travers des colonnes décrivant différentes étapes du processus de travail. Ces étapes peuvent être adaptées selon les besoins spécifiques, mais un agencement couramment utilisé comprend les étapes suivantes :

Les tâches concrètes sont ensuite attribuées à ces colonnes sous forme de cartes. Dans la colonne « À faire », les cartes représentent les tâches en attente qui n'ont pas encore été initiées. Dès que vous débutez une tâche, vous pouvez déplacer la carte vers la colonne suivante, « En cours ».

Une fois qu'une tâche est complétée, sa carte associée est déplacée vers la colonne « Terminé ». Cette démarche simple mais efficace permet de maintenir une vue d'ensemble claire et à jour de tous les travaux en cours, à venir et achevés.

Les outils Kanban sont des plateformes de gestion de projet spécialement conçues pour faciliter la mise en œuvre de la méthode Kanban. Ils offrent la possibilité de créer facilement des tableaux Kanban dédiés à différents projets et équipes, permettant ainsi une organisation efficace des tâches.

Naturellement, les plateformes varient considérablement en termes d'implémentation des fonctionnalités Kanban, de leur concept d'utilisation et de l'étendue de leurs fonctionnalités globales. Certains outils Kanban se concentrent exclusivement sur la méthode Kanban, tandis que d'autres intègrent les tableaux Kanban comme l'une des nombreuses options de représentation des projets et des tâches.

Les fonctions suivantes devraient en tout cas être couvertes par les outils Kanban :

Nous avons minutieusement évalué onze logiciels de gestion de projet et testé leurs fonctionnalités Kanban. Ci-dessous, nous vous présentons brièvement nos favoris :

Trello* est une plateforme de productivité simple, spécialisée dans les représentations Kanban, développée par Atlassian.

Dans notre évaluation des meilleurs outils de gestion de projet, bien que Trello ne se soit classé que dans le milieu du classement, cela s'explique principalement par l'étendue relativement limitée de ses fonctionnalités. Si votre priorité est un outil Kanban, cette concentration spécifique sur le Kanban peut être considérée comme une fonctionnalité plutôt qu'un inconvénient.

Trello se distingue par sa simplicité par rapport à la plupart des autres outils de gestion de projet que nous avons évalués. Ses fonctionnalités volontairement restreintes offrent une interface épurée et intuitive, qui devrait permettre même aux débutants de s'y habituer rapidement.

La priorité accordée au Kanban sur Trello ne signifie pas que tout est concentré sur une seule carte : la plateforme prend également en charge d'autres modes de visualisation, tels que le calendrier, la chronologie et le tableur, et offre une gamme de power-ups permettant d'étendre ses fonctionnalités.

Les tableaux Kanban constituent la structure organisationnelle de base de Trello. La vue Kanban de Trello est à la fois intuitive et efficace, offrant des options d'édition adéquates pour répondre aux besoins fondamentaux. De plus, la création de nouvelles listes et cartes se fait en un instant, facilitant ainsi la gestion des tâches.

Ainsi, Trello convient parfaitement aux équipes et aux utilisateurs individuels en quête d'une solution Kanban simple mais efficace pour organiser leurs projets et leurs tâches.

Trello offre une polyvalence moindre par rapport à d'autres outils de gestion de projet : certaines vues avancées telles que les diagrammes de Gantt ou une galerie ne sont pas disponibles, le choix des types de champs personnalisés est limité et la gestion des tâches est quelque peu restreinte en raison du manque de sous-tâches et de dépendances. De plus, les fonctionnalités de collaboration sont presque inexistantes.

Si vous aspirez à un contrôle détaillé de vos tâches et que vous accordez de l'importance à un grand nombre de fonctionnalités ainsi qu'à des options de configuration étendues, il est probable que Trello ne soit pas la plateforme idéale pour vous.

monday.com est une plateforme conviviale de gestion de projet et de collaboration d'équipe, permettant aux entreprises et aux équipes d'organiser, de planifier et de suivre leur travail de manière efficace.

monday.com est un outil généraliste puissant qui regroupe toutes les fonctionnalités essentielles de la gestion de projet au sein d'une interface conviviale, facile à prendre en main même pour les débutants. Cette combinaison impressionnante a valu à monday.com la première place dans notre comparatif des meilleurs outils de gestion de projet.

monday.com peut être adapté à une multitude de cas d'utilisation, allant de simples listes de tâches à des projets complexes avec de multiples dépendances. Les utilisateurs ont le choix parmi une vaste sélection de modèles prédéfinis ou peuvent créer leurs propres flux de travail pour personnaliser la plateforme selon leurs besoins et leurs processus spécifiques.

Le Kanban est l'une des vues standard de monday.com et est disponible dans tous les plans, y compris dans le plan gratuit. Cette vue s'intègre harmonieusement dans les tableaux de monday.com et peut être créée en quelques clics. De plus, monday.com offre de nombreuses options de filtrage et de paramétrage pour personnaliser l'affichage des colonnes et des cartes Kanban.

Chez monday.com, le Kanban est l'une des nombreuses vues disponibles, ce qui peut rendre sa représentation moins épurée et focalisée que chez Trello. La création et la personnalisation des cartes peuvent également être un peu moins rapides.

De plus, monday.com met moins l'accent sur les processus par rapport à d'autres plateformes de gestion de projet. Si vous recherchez un outil qui met particulièrement en valeur la visualisation des tâches et des séquences de tâches, vous pourriez trouver des solutions plus adaptées chez des concurrents comme Asana.

ClickUp* est l'opposé de Trello : au lieu de se concentrer sur des fonctions spécifiques, cette application se proclame « Une application pour les remplacer toutes », visant à regrouper toutes les fonctionnalités de gestion de projet imaginables sous un même toit, rendant ainsi les autres logiciels totalement obsolètes. Cette ambition pourrait être risquée, mais heureusement, ClickUp parvient à le faire avec succès.

ClickUp est en effet extrêmement polyvalent : avec pratiquement chaque bouton, fonction et paramètre configurable, vous pouvez personnaliser ClickUp pour répondre aux besoins de diverses organisations de projet et s'adapter à presque tous les styles de travail.

Les outils de bord sont déjà robustes et puissants, et bien sûr, de nombreuses intégrations sont disponibles pour ajouter des fonctionnalités supplémentaires et intégrer ClickUp de manière transparente dans les outils et les flux de travail existants.

La structure organisationnelle claire et hiérarchique de la plateforme évite de perdre de vue l'ensemble des fonctionnalités : la répartition en espaces, listes et tâches permet de facilement ordonner le chaos des projets et de trouver rapidement les bonnes tâches.

Les tableaux Kanban sont parmi les vues standard de ClickUp et sont même disponibles dans le généreux tarif gratuit de la plateforme, ce qui en fait un excellent choix si vous préférez ne pas payer pour une solution Kanban dès le départ.

De plus, les tableaux Kanban de ClickUp sont aussi polyvalents que d'habitude : vous pouvez personnaliser l'affichage avec de nombreux filtres et le trier selon différents critères. En quelques clics, par exemple, vous pouvez visualiser les mêmes tâches dans plusieurs tableaux Kanban avec des regroupements de colonnes différents.

ClickUp est nettement plus complexe que bon nombre de ses concurrents directs : si vous n'avez pas besoin d'utiliser les nombreux paramètres et fonctionnalités et que vous cherchez simplement un outil Kanban simple pour des projets simples, ClickUp pourrait être un peu trop.

De plus, l'interface ClickUp n'est pas aussi rapide que nous le souhaiterions et peut parfois présenter des ralentissements.

Asana* est une solution de gestion de projet américaine développée par d'anciens employés de Facebook. Sa vision est celle d'un monde du travail où l'organisation superflue et les tâches annexes sont minimisées, car chaque membre de l'équipe sait toujours exactement ce qu'il doit faire et peut se mettre directement au travail.

L'interface utilisateur d'Asana est de première classe : elle offre une transition fluide vers le travail quotidien, offrant à chaque membre de l'équipe une vue d'ensemble de ses tâches et des processus auxquels elles sont liées. Son interface rapide et intuitive rend l'exécution des tâches presque plaisante.

En outre, Asana propose une gamme étendue de fonctionnalités, de vues et d'options de gestion des tâches, ainsi qu'un moteur d'automatisation particulièrement puissant et une large sélection d'intégrations.

Les avantages d'Asana en termes d'utilisabilité s'étendent également aux tableaux Kanban de la plateforme : son interface rapide et intuitive simplifie les processus standard tels que la création de nouvelles tâches et colonnes, le déplacement des cartes et la création de filtres, les rendant ainsi rapides et faciles.

En termes de personnalisation, Asana n'est pas aussi flexible que ClickUp et d'autres plateformes : les processus sont quelque peu prédéfinis, les options de configuration des boutons sont limitées et le choix des types de champs personnalisés est restreint.

Les outils présentés jusqu'à présent dans notre top 5 sont des plateformes de gestion de projet assez « classiques ». Notion* se distingue : cet outil d'organisation est en réalité un logiciel de type wiki conçu pour la création de bases de connaissances.

Ces bases de connaissances peuvent être utilisées comme centre de gestion pour les projets et les tâches, mais elles peuvent également avoir de nombreuses autres applications. Cela fait de Notion un outil de productivité particulièrement puissant, offrant une liberté quasi illimitée pour l'organisation et l'imagination.

Qu'il s'agisse de notes, de documentation, de gestion des tâches, de calendriers ou de bases de données, Notion regroupe de nombreuses fonctionnalités provenant de différents outils en une seule plateforme personnalisable et polyvalente.

Cependant, chez Notion, la plupart des fonctions, y compris les puissants outils de gestion de projet, sont bien intégrées et performantes en elles-mêmes.

Notion se distingue naturellement des autres plateformes par ses fonctionnalités wiki étendues : vous pouvez créer des bases de connaissances complètes et hautement personnalisables pour vos équipes ou votre entreprise entière, et les modifier en temps réel avec les membres de votre équipe.

Chez Notion, tous les contenus sont organisés en pages que vous pouvez personnaliser librement à l'aide de blocs de contenu. Ainsi, vous pouvez ajouter des tableaux Kanban de manière flexible là où vous en avez vraiment besoin. De plus, Notion propose un modèle Kanban prédéfini que vous pouvez adapter et remplir avec les contenus qui vous intéressent.

Non seulement Notion n'est pas exclusivement un outil Kanban, mais il ne se limite pas non plus à être un simple outil de gestion de projet. Si vous recherchez simplement une application en ligne pour créer des tableaux Kanban, Notion risque de ne pas répondre à vos attentes. Cette plateforme se révèle intéressante uniquement si vous exploitez véritablement sa polyvalence et sa capacité d'adaptation.

En plus des outils de notre top 5, il existe de nombreuses autres options de gestion de projet qui conviennent à la méthode Kanban. Voici quelques-unes des meilleures alternatives :

Teamwork.com* s'adresse principalement aux équipes qui gèrent des projets pour des clients, comme en témoignent, entre autres, les fonctions intégrées de budget et de facturation, ainsi que les outils de collaboration puissants. Une vue Kanban est bien sûr également disponible.

Comme monday.com et Asana, Wrike est un outil polyvalent et convivial qui aide les équipes de différentes tailles à travailler ensemble de manière plus productive. Avec la vue tableau de Wrike, vous pouvez diviser vos projets en phases à la manière du Kanban et déplacer les tâches par glisser-déposer.

Kanban est la spécialité de MeisterTask* : la plateforme se concentre presque exclusivement sur les représentations Kanban. Si vous pouvez vous passer d'autres vues et de fonctionnalités avancées, MeisterTask vaut donc le détour.

Airtable* est parfois qualifié d'« Excel sous stéroïdes ». Cet hybride de tableur, de base de données et de solution de gestion de projet convient parfaitement comme plateforme centrale de données pour les projets complexes. Les tâches et les entrées de tableau peuvent être personnalisées et représentées presque sans limites, y compris sous forme de Kanban.

À propos d'Excel : Smartsheet* mérite également d'être comparé au classique tableur de Microsoft, car il s'agit principalement d'une plateforme de feuilles de calcul. Toutefois, vous pouvez visualiser vos feuilles de différentes manières, y compris sous forme de Kanban.

Basecamp* impose une structure de projets et de tâches relativement prédéfinie, ce qui limite la liberté des chefs de projet en matière de gestion et de visualisation des projets. Cela rend l'utilisation particulièrement simple, mais réduit la flexibilité. Bien que les tableaux Kanban soient pris en charge, leur intégration n'est pas encore optimale.

Le Kanban est, à juste titre, l'une des méthodes les plus populaires pour une gestion efficace du travail et des projets. Sa force réside dans la représentation visuelle des processus de travail, permettant aux équipes de garder une vue d'ensemble des tâches à venir, en cours et terminées. Les outils Kanban dédiés rendent cette approche particulièrement facile à mettre en œuvre aujourd'hui.

Heureusement, presque toutes les plateformes modernes de gestion de projet intègrent des fonctions Kanban correspondantes. Certaines d'entre elles, comme Trello, se concentrent principalement sur le Kanban, tandis que pour d'autres outils, comme monday.com ou ClickUp, le Kanban n'est qu'une parmi de nombreuses formes de représentation disponibles.

Dans notre comparatif des meilleurs logiciels de gestion de projet, vous pouvez comparer onze des solutions les plus populaires afin de trouver le meilleur outil Kanban pour répondre à vos besoins.